How to Pack, Ship, and Insure Art

Shipping art is pretty popular right now. That's about the only way to get it from point A to point B in many parts of the world. So with this in mind, here are some helpful tips, hints, and pointers for do-it-yourselfers about how to pack, ship, and insure art in order to maximize your chances of getting it safely and securely to wherever you want it to go:

* No matter what you're shipping, pack it neat and pack it well. Your packages should look at least as good as your art. First impressions count in the art world and as silly as it might sound, your buyers see your packaging first. 

* Always leave space between the top, bottom and edges of the art, and the sides of the package. The larger the art, the greater the distance should be between the where the art stops and the packaging starts. Two to six inch buffers are reasonable for most art.

* After the art is packed but before sealing the package, make sure all vacant or leftover spaces are filled tight. Depending on what you're shipping and how fragile it is, you can fill vacant space with crushed paper, foam, Styrofoam, peanuts, air-pillows, etc. This prevents the art from shifting while in transit. Pack tightly, but not so tight that unnecessary pressure is placed on the art.

* Shake your package both before and after you seal it to make sure nothing is loose or moving around. If something is moving now, it's only going to get worse once the package is in transit. Always shake before you send.

* Depending on what you are shipping and how much protection it needs while in transit, packing materials might include heavy (5 mil) plastic for wrapping, bubble wrap or peanuts or air cushions for insulation, two- or four-ply corrugated cardboard for boxing depending on the size of the art, custom-built wooden crates, industrial foam planking for insulating tops, bottoms or sides (like the kinds used in housing construction- two inches thick for larger art, one inch thick for smaller art), and heavy-duty fiberglass filament packing tape to hold everything together.

* Good resources for free larger-sized cardboard boxes or sheets can be bike stores, appliance stores, stores selling flat-panel screens or TVs, and other retail outlets or warehouses that deal in larger sized products. Always call ahead to see they give used cardboard boxes or packaging away.

* Make sure the package is entirely sealed, especially along the edges and corners There should be no loose or exposed areas or weak spots that can catch on sharp edges or objects or otherwise be easily wedged open.

* Do whatever is necessary to prevent smears, rubbing, or friction damage to the art. Make sure sensitive surfaces and mediums are adequately packed, separated or otherwise protected from their immediate surroundings. For example, when shipping prints, posters or works on paper, protecting exposed surfaces with glassine, barrier paper, or similar substrate is recommended.

* If you are packing and shipping unframed prints, posters, graphics or works on paper, putting them between crisscrossed pieces of heavy cardboard on both top and bottom makes the packages difficult to bend. Don't forget to leave space between the edges of the print and the edges of the package. 

* With works framed under glass, crisscross packing tape across the glass to minimize damage in case of breakage. The tape helps to keep the glass from shattering onto the art, shifting around while in transit, and causing problems.

* Both sides of works on canvas should be protected with difficult-to-puncture coverings like plywood, masonite, plastic sheeting, etc.

* Take comprehensive pictures of the art before, during, and after you pack it-- detail shots of the art itself, pictures of the art packed in the box before you seal it, and pictures of the outside of the box after seal it. Also take pictures of any stamps or identification on containers which provide information on how strong the they are or what they're made out of. That way, if you ever have to make a claim, you have plenty of evidence of what condition the art was in before you shipped it, and how well-packed it was.

* If the package is damaged in transit, photograph all damage completely BOTH BEFORE, DURING, AND AFTER you open it. Photographing before and during unpacking prevents any claims that the damage occurred after the package arrived.

* With art that is already sold, be sure to save receipts, images of cancelled checks, or any other proofs of payments or purchase. Also save any correspondences between you and buyers that discuss or provide instructions for shipping. This includes all confirmations that the art has been shipped, is in transit, and received. In case of loss or damage, making claims is far easier with good documentation than without it.

* If the art gets lost or damaged but is not yet sold, the claims process may be more complicated in terms of assessing value. Minimize the chances for valuation disputes by making sure you have sales records, past sales receipts, appraisals, and other forms of proof that similar works of your art sell for comparable prices to whatever dollar value you are claiming. Also save any correspondences between you and the recipient that discuss how much the art is worth, agree on how much it is worth, state how much it should be insured for, state how much you are selling it for (if shipping to a potential buyer), or how it should be priced (if shipping to a gallery or exhibition).

* No matter who you ship with, make sure you fully understand all rules, regulations, instructions, and policies for shipping art, especially getting it insured. Different companies have different rules and requirements. Always get them in writing or from the terms on their website. Lastly, do everything they ask when you are asked to do it. 

* Find out if or whether your shipper insures art, what their dollar limits are, how they pay, how they evaluate claims, what you need to provide if there is a claim, etc. Make sure you understand all policies up front. Every shipper is different.

* Find out whether your shipper requires appraisals or other valuation documents before you ship. Provide all requested materials before you ship. If you need an appraisal, get one. If they have specific requirements for what the appraisal should look like, include, or what qualifications the appraiser should have, make sure you follow all instructions to the letter. 

* Always insure. Keep in mind that shipping or insurance companies might dispute your valuation if something is damaged. But with insurance, at least you'll have something to dispute. Unless otherwise stated by the shipper, you take 100% of the risk and responsibility if you don't insure.

* Look into getting a business insurance policy that covers all aspects of your art. Be sure to include coverage for art in-transit and while at remote locations.

* No matter who you ship with, save all correspondences, receipts, and documents relating directly to the shipping transaction itself-- before, during, and after. You might even photograph the art being picked up or dropped off for shipping. You can never have too much documentation.

* Always require the recipient to sign for the package. Proof of delivery and receipt by a specified person is essential. Never allow a package to be delivered to a location and either signed for by a stranger or left unattended.

* If the art you are shipping is rare, fragile, or valuable, seriously consider having professional fine art shippers pack and ship it for you. Only use fine art shippers in these cases, not shippers or packers who have little or no experience with art. Here is a link to a list of specialized fine art shippers headquartered in the United States: Fine Art Shippers, Shipping, and Transport.


(art by Dashiell Manley)

Мистецтво доставки зараз досить популярне. Ось про єдиний спосіб дістати його з точки А до точки В у багатьох частинах світу. Отож, маючи на увазі, ось кілька корисних порад, підказок та вказівників для самих робітників щодо того, як упакувати, відправити та застрахувати мистецтво, щоб максимально збільшити ваші шанси отримати його безпечно та надійно туди, куди ви хочете. йти:

* Незалежно від того, що ви доставляєте, упакуйте його акуратно та добре упакуйте. Ваші пакунки повинні виглядати як мінімум так само добре, як ваше мистецтво. Перші враження враховуються у світі мистецтва і настільки ж нерозумно, як це може звучати, ваші покупці спочатку бачать вашу упаковку.

* Завжди залишайте простір між верхом, дном і краями мистецтва та сторонами упаковки. Чим більше мистецтво, тим більша відстань має бути між тим, де зупиняється мистецтво, і починається упаковка. Два-шість дюймових буферів розумні для більшості мистецтв.

* Після упаковки мистецтва, але перед тим, як запечатати упаковку, переконайтесь, що всі вільні місця або залишки заповнені. Залежно від того, що ви доставляєте, і наскільки тендітним ви можете, ви можете заповнити вільний простір подрібненим папером, піною, пінопластом, арахісом, повітряними подушками тощо. Це запобігає зміщенню мистецтва під час руху. Упакуйте щільно, але не настільки щільно, щоб на мистецтво чинився зайвий тиск.

* Потрясіть пакунок і до, і після того, як ви його запечатите, щоб переконатися, що нічого не залишається і не рухається. Якщо зараз щось рухається, погіршиться лише коли пакет буде в дорозі. Завжди струшуйте перед відправкою.

* Залежно від того, що ви доставляєте, і який захист йому потрібен під час транзиту, пакувальні матеріали можуть включати важкий (5 мільйонний) пластик для обгортання, міхур або арахіс або повітряні подушки для ізоляції, дво- або чотиришаровий гофрований картон для боксу залежно від розміру мистецтва, дерев'яні ящики, виготовлені на замовлення, промислові пінопластові дошки для утеплення вершин, днищ або бортів (як типи, що застосовуються в житловому будівництві - товщиною два дюйми для більшого мистецтва, товщиною в один дюйм для меншого мистецтва), і важким -впакова пакувальна стрічка зі склопластику, щоб утримувати все разом.

* Хорошими ресурсами для безкоштовних картонних коробок або простирадла можуть бути магазини велосипедів, магазини побутової техніки, магазини, що торгують екранами з плоским екраном або телевізорами, а також інші торгові точки або склади, що займаються великою продукцією. Завжди дзвоніть заздалегідь, щоб побачити, як вони віддають використані картонні коробки або упаковку.

* Переконайтесь, що упаковка повністю герметична, особливо по краях та кутах. Не повинно бути жодних вільних та оголених ділянок або слабких місць, які можуть потрапити на гострі краї чи предмети або в іншому випадку легко закритись.

* Зробіть все необхідне, щоб запобігти пошкодженню мистецтва мазками, розтиранням або тертям. Слідкуйте за тим, щоб чутливі поверхні та носії були належним чином упаковані, відокремлені або захищені іншим чином від їх безпосереднього оточення. Наприклад, при перевезенні відбитків, плакатів або робіт на папері рекомендується захищати відкриті поверхні скляним перламутром, бар'єрним папером або подібною підкладкою.

* Якщо ви упаковуєте та доставляєте недруковані відбитки, плакати, графіку чи роботи на папері, розміщення їх між перекресленими шматками важкого картону вгорі та внизу ускладнює згинання пакунків. Не забудьте залишити місце між краями друку та краями упаковки.

* З роботами, обрамленими під скло, перехресна пакувальна стрічка по склу, щоб мінімізувати пошкодження у разі поломки. Стрічка допомагає уберегти скло від розбиття склянки на мистецтво, зрушити його під час руху в дорозі та створити проблеми.

* Обидві сторони робіт на полотні повинні бути захищені важкопробивними покриттями, такими як фанера, масон, пластикові покриття тощо.

* Зробіть вичерпні фотографії мистецтва до, під час і після того, як ви його упакуєте - детальні знімки самого мистецтва, фотографії мистецтва, упаковані у коробку перед тим, як запечатати її, та зображення зовнішньої сторони коробки після її запечатування. Також сфотографуйте будь-які марки та ідентифікатори на контейнерах, які містять інформацію про те, наскільки вони міцні чи з чого вони виготовлені. Таким чином, якщо вам коли-небудь доведеться пред'явити претензію, ви маєте безліч доказів того, в якому стані було мистецтво, перш ніж ви його відвантажували, і наскільки воно було добре запаковано.

* Якщо пакет пошкоджений під час перевезення, повністю сфотографуйте всі пошкодження ДО ПЕРЕД, ПЕРЕГЛЯДУ ТА ПІСЛЯ ви відкриєте його. Фотографування до та під час розпакування запобігає будь-яким твердженням, що пошкодження сталося після прибуття пакету.

* У мистецтві, яке вже продається, не забудьте зберегти квитанції, зображення скасованих чеків чи будь-які інші підтвердження платежів або покупки. Також збережіть будь-яку кореспонденцію між вами та покупцями, яка обговорює або надає інструкції щодо доставки. Сюди включаються всі підтвердження того, що мистецтво було відправлено, перебуває у дорозі та отримано. У разі втрати чи пошкодження, подання претензій набагато простіше з хорошою документацією, ніж без неї.

* Якщо мистецтво втрачається або пошкоджується, але ще не продається, процес претензій може бути складнішим з точки зору оцінки вартості. Мінімізуйте шанси на відрахування оцінки

США, переконавшись, що у вас є записи про продажі, минулі квитанції про продажі, оцінки та інші форми доказів того, що подібні твори вашого мистецтва продаються за порівнянними цінами з будь-якою вартістю долара, на яку ви претендуєте. Також збережіть будь-які листування між вами та одержувачем, які обговорюють, скільки коштує мистецтво, домовтеся про те, скільки воно вартує, вкажіть, на скільки воно повинно бути застраховане, вкажіть, за скільки ви його продаєте (якщо відправляєте потенційному покупцеві ), або як його слід цінувати (якщо доставка в галерею чи виставку).

* Незалежно від того, з ким ви відправляєтесь, переконайтесь, що ви повністю розумієте всі правила, положення, інструкції та політику щодо мистецтва доставки, особливо страхуючи його. У різних компаніях є різні правила та вимоги. Завжди отримуйте їх у письмовій формі або з умов на своєму веб-сайті. Нарешті, зробіть усе, що вони просять, коли вас попросять зробити це.

* Дізнайтеся, чи страхує ваш вантажовідправник мистецтво, які їх обмеження в доларах, як вони платять, як вони оцінюють претензії, що вам потрібно надати, якщо є претензія тощо. Переконайтеся, що ви розумієте всю політику наперед. У кожного вантажовідправника різне.

* Дізнайтеся, чи вимагає ваш вантажовідправник оцінки або інші оцінки, перш ніж відправляти вантаж. Надайте всі запитувані матеріали перед відправкою. Якщо вам потрібна оцінка, отримайте її. Якщо вони мають конкретні вимоги щодо того, як повинна виглядати оцінка, включати або які кваліфікації повинен мати оцінювач, переконайтесь, що ви дотримуєтесь усіх інструкцій до листа.

* Завжди страхувати. Майте на увазі, що транспортні та страхові компанії можуть оскаржити вашу оцінку, якщо щось пошкоджено. Але зі страхуванням, принаймні, вам буде з чим посперечатися. Якщо вантажовідправник не вказав інше, ви берете на себе 100% ризику та відповідальності, якщо не страхуєте.

* Подивіться на отримання полісу страхування бізнесу, який охоплює всі аспекти вашого мистецтва. Не забудьте включити покриття для мистецтва під час транспорту та у віддалених місцях.

* Незалежно від того, з ким ви відправляєте, зберігайте всі кореспонденції, квитанції та документи, що стосуються безпосередньо самої операції з доставки - до, під час і після. Ви навіть можете сфотографувати мистецтво, яке ви збираєте чи відпускаєте для доставки. Ніколи не можеш мати занадто багато документації.

* Завжди вимагайте від одержувача підписати пакет. Підтвердження доставки та отримання вказаною особою є важливим. Ніколи не дозволяйте доставку пакета до місця розташування і не підписувати незнайомець, або залишати його без нагляду.

* Якщо мистецтво, яке ви відправляєте, є рідкісним, тендітним або цінним, серйозно подумайте про те, щоб мати професійні вантажовідправники, які доставляють ваші образотворчі мистецтва. У цих випадках використовуйте лише вантажовідправників, а не вантажовідправників чи пакувальників, які не мають або не мають досвіду роботи з мистецтвом. Ось посилання на перелік спеціалізованих вантажовідправників із головним мистецтвом зі штаб-квартирою у Сполучених Штатах: вантажоперевезення образотворчого мистецтва, доставка та транспорт.


(мистецтво Дашілл Манлі)

Leave a Comment